E-Rechnung Pflicht 2027: Was Unternehmer jetzt wissen und vorbereiten müssen
Veröffentlicht am 26. August 2026
Von Dennis Baaten, Steuerberater und Fachberater für Unternehmensnachfolge
E-Rechnung ab 2027: Aus einer PDF kann plötzlich ein steuerliches Problem werden
Rechnung A enthält 1.900 Euro Umsatzsteuer. Sie erhalten grundsätzlich 1.900 Euro Vorsteuer zurück.
Rechnung B enthält ebenfalls 1.900 Euro Umsatzsteuer – erfüllt aber die gesetzlichen Anforderungen an die vorgeschriebene E-Rechnung nicht.
Was ist der Unterschied?
Unter Umständen nur das Dateiformat.
Genau deshalb sollten sich Unternehmer jetzt mit der E-Rechnung beschäftigen.
Eine Rechnung, die lediglich in Word geschrieben und anschließend als PDF gespeichert wird, ist nach der neuen gesetzlichen Definition keine E-Rechnung.
Seit dem 1. Januar 2025 gelten bereits neue Regeln. Aufgrund gesetzlicher Übergangsfristen dürfen viele Unternehmen derzeit allerdings noch klassische PDF- oder Papierrechnungen ausstellen.
Ab 2027 wird es für viele Unternehmen ernst.
Was ist überhaupt eine E-Rechnung?
Viele Unternehmer denken:
„Meine Rechnungen kommen doch schon seit Jahren per E-Mail als PDF. Also nutze ich bereits E-Rechnungen.“
Das ist ein weit verbreiteter Irrtum.
Eine normale PDF-Rechnung ist im Sinne der neuen gesetzlichen Regelungen grundsätzlich keine E-Rechnung.
Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden, das eine elektronische Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglicht.
Die Rechnungsinformationen sollen also nicht nur für einen Menschen lesbar sein. Sie müssen auch von einer Software strukturiert verarbeitet werden können.
Welche Formate sind für die E-Rechnung geeignet?
In Deutschland haben sich insbesondere zwei Formate etabliert:
XRechnung
Die XRechnung besteht aus strukturierten elektronischen Daten und ist insbesondere aus dem Bereich der Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber bekannt.
ZUGFeRD
Für viele mittelständische Unternehmen dürfte ZUGFeRD besonders interessant sein.
Dabei kann eine für Menschen lesbare PDF-Darstellung mit strukturierten Rechnungsdaten verbunden werden.
Für den Empfänger sieht die Rechnung damit weiterhin weitgehend wie eine klassische PDF-Rechnung aus. Gleichzeitig können geeignete Buchhaltungsprogramme die enthaltenen Rechnungsdaten elektronisch verarbeiten.
Viele moderne Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme unterstützen entsprechende Formate bereits.
Ab wann gilt die E-Rechnung-Pflicht?
Hier kommt es auf die Übergangsregelungen an.
Grundsätzlich wurden die gesetzlichen Regelungen zur E-Rechnung bereits zum 1. Januar 2025 eingeführt.
Für die Ausstellung gelten jedoch Übergangsfristen.
Bis 31. Dezember 2026
Unternehmen dürfen grundsätzlich weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen.
Dazu gehören insbesondere Papierrechnungen sowie – mit Zustimmung des Empfängers – einfache PDF-Rechnungen.
Ab 1. Januar 2027
Jetzt wird die Höhe des Vorjahresumsatzes wichtig.
Hat der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro, greift die Übergangsregelung für normale PDF- oder Papierrechnungen grundsätzlich nicht mehr.
Für viele dieser Unternehmen wird die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich damit ab 2027 zum Regelfall.
Unternehmen bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz
Für Unternehmen, deren maßgeblicher Vorjahresumsatz nicht mehr als 800.000 Euro beträgt, besteht eine weitere Übergangsfrist.
Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen noch bis zum 31. Dezember 2027 sonstige Rechnungen ausstellen.
Ab 1. Januar 2028
Nach Ablauf der Übergangsregelungen wird die E-Rechnung bei den betroffenen Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich verpflichtend.
Wichtig: E-Rechnungen empfangen müssen Unternehmen bereits heute
Dieser Punkt wird häufig übersehen.
Während es für die Ausstellung von E-Rechnungen Übergangsregelungen gibt, gilt dies für den Empfang nicht in gleicher Weise.
Unternehmen müssen bereits seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Unternehmer sollten daher nicht erst Ende 2027 anfangen, ihre Prozesse umzustellen.
Was passiert mit einer normalen PDF-Rechnung?
Eine Rechnung als einfache PDF-Datei ist nach der neuen Definition grundsätzlich eine sonstige Rechnung und keine E-Rechnung.
Während der Übergangsfristen kann eine solche Rechnung weiterhin zulässig sein.
Nach Ablauf der für den Rechnungsaussteller geltenden Übergangsfrist reicht eine normale PDF bei einem grundsätzlich E-Rechnung-pflichtigen Umsatz jedoch nicht mehr aus.
Das betrifft beispielsweise Rechnungen, die in Word erstellt und anschließend lediglich als PDF gespeichert werden.
Das Aussehen der Rechnung ist also nicht entscheidend.
Entscheidend ist, ob die erforderlichen Rechnungsinformationen in einem geeigneten strukturierten Datensatz vorliegen.
Kann eine falsche Rechnung den Vorsteuerabzug gefährden?
Hier sollten Unternehmer besonders aufmerksam werden.
Für den Vorsteuerabzug benötigt der Unternehmer grundsätzlich eine ordnungsgemäße Rechnung.
Besteht für einen Umsatz eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung und wird stattdessen lediglich eine sonstige Rechnung ausgestellt, liegt ein Rechnungsmangel vor.
Das bedeutet allerdings nicht automatisch, dass der Vorsteuerabzug in jedem Fall endgültig verloren geht.
Je nach Sachverhalt können eine Rechnungsberichtigung oder andere umsatzsteuerliche Grundsätze relevant werden.
Trotzdem sollte kein Unternehmen freiwillig dieses Risiko eingehen.
Denn bei größeren Rechnungsbeträgen können bereits einzelne fehlerhafte Prozesse erhebliche Auswirkungen haben.
Beispiel: 10.000 Euro netto – 1.900 Euro Vorsteuer
Ein Unternehmen bezieht eine Beratungsleistung für:
- Nettobetrag: 10.000 Euro
- Umsatzsteuer: 1.900 Euro
- Rechnungsbetrag: 11.900 Euro
Bei Vorliegen der Voraussetzungen kann das Unternehmen die 1.900 Euro als Vorsteuer geltend machen.
Besteht jedoch eine Verpflichtung zur E-Rechnung und erhält das Unternehmen lediglich eine nicht ordnungsgemäße sonstige Rechnung, kann daraus zunächst ein steuerliches Problem entstehen.
Bei einer einzigen Rechnung sprechen wir über 1.900 Euro.
Bei zehn vergleichbaren Eingangsrechnungen wären bereits 19.000 Euro Vorsteuer betroffen.
Genau deshalb ist die E-Rechnung kein reines IT-Thema.
Sie ist ein steuerliches Thema.
Welche Ausnahmen gibt es?
Nicht jede Rechnung muss zukünftig zwingend als E-Rechnung ausgestellt werden.
Eine wichtige Ausnahme betrifft sogenannte Kleinbetragsrechnungen.
Bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro kann weiterhin eine sonstige Rechnung verwendet werden.
Daneben existieren weitere Ausnahmen, beispielsweise für bestimmte steuerfreie Umsätze, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern.
Ob eine Ausnahme tatsächlich greift, sollte im Einzelfall geprüft werden.
Warum Unternehmer nicht bis Ende 2026 warten sollten
Die technische Umstellung selbst ist häufig gar nicht das größte Problem.
Viel wichtiger sind die Prozesse dahinter.
Unternehmer sollten beispielsweise klären:
- Kann unsere Software E-Rechnungen erstellen?
- Können wir XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen empfangen?
- Wo gehen E-Rechnungen zentral ein?
- Wie werden Rechnungen geprüft?
- Wie werden sie revisionssicher aufbewahrt?
- Wie gelangen die Daten in die Finanzbuchhaltung?
- Welche Mitarbeiter benötigen Zugriff?
- Wie vermeiden wir doppelte Rechnungen?
- Wie funktioniert die Übergabe an den Steuerberater?
Wer diese Fragen erst beantwortet, wenn die Pflicht bereits greift, schafft unnötigen Zeitdruck.
Die E-Rechnung ist auch eine Chance
Die E-Rechnung wird häufig nur als zusätzliche gesetzliche Verpflichtung wahrgenommen.
Richtig umgesetzt bietet sie Unternehmen jedoch erhebliche Vorteile.
Rechnungsdaten müssen nicht mehr manuell übertragen werden.
Dadurch können Prozesse:
- schneller,
- digitaler,
- weniger fehleranfällig,
- transparenter und
- effizienter
werden.
Besonders in Verbindung mit einer vollständig digitalen Finanzbuchführung lässt sich der administrative Aufwand erheblich reduzieren.
E-Rechnung und digitale Finanzbuchführung gehören zusammen
Aus unserer Sicht sollten Unternehmer deshalb nicht einfach fragen:
„Wie erfülle ich die E-Rechnung-Pflicht?“
Die bessere Frage lautet:
„Wie nutze ich die E-Rechnung, um meine gesamte Buchhaltung effizienter zu machen?“
Wenn Rechnungen ohnehin strukturierte Daten enthalten, sollten diese Informationen möglichst ohne Medienbruch in die Finanzbuchhaltung übernommen werden.
Genau hier liegt für viele mittelständische Unternehmen das eigentliche Potenzial der Umstellung.
Steuerberater für E-Rechnung und digitale Buchhaltung in Mülheim an der Ruhr und Duisburg
Als digitale Steuerberatungskanzlei unterstützen wir Unternehmen aus Mülheim an der Ruhr, Duisburg und dem gesamten Ruhrgebiet bei der Umstellung auf digitale Rechnungs- und Buchhaltungsprozesse.
Dabei betrachten wir nicht nur die E-Rechnung isoliert.
Wir prüfen gemeinsam mit Ihnen:
- welche gesetzlichen Anforderungen für Ihr Unternehmen gelten,
- ab welchem Zeitpunkt Sie E-Rechnungen ausstellen müssen,
- ob Ihre bestehenden Prozesse geeignet sind,
- wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen organisiert werden können,
- wie sich die E-Rechnung in eine digitale Finanzbuchführung integrieren lässt.
Unser Ziel ist nicht, zusätzliche Bürokratie zu schaffen.
Unser Ziel ist, gesetzliche Anforderungen so umzusetzen, dass Ihr Unternehmen gleichzeitig von effizienteren digitalen Prozessen profitiert.
Fazit: Die E-Rechnung kommt – Unternehmer sollten jetzt handeln
Die E-Rechnung ist keine Zukunftsmusik mehr.
Unternehmen müssen bereits seit 2025 grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Ab 2027 endet für viele Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro eine entscheidende Übergangsfrist.
Und spätestens ab 2028 wird die E-Rechnung für die betroffenen inländischen B2B-Umsätze grundsätzlich zum Standard.
Eine einfache PDF-Rechnung reicht dann in diesen Fällen nicht mehr aus.
Sie möchten wissen, ab wann die E-Rechnung für Ihr Unternehmen verpflichtend wird und wie Sie Ihre Buchhaltung darauf vorbereiten?
Die DBTax Steuerberatungsgesellschaft mbH unterstützt Unternehmer aus Mülheim an der Ruhr, Duisburg und dem Ruhrgebiet bei der Einführung der E-Rechnung und der Umstellung auf eine effiziente digitale Finanzbuchführung.Holding gründen oder nicht? Wann sich eine Holding-Struktur für Unternehmer wirklich lohnt!
