Das Wichtigste in Kürze
Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.
Sie mindern grundsätzlich den steuerpflichtigen Gewinn eines Unternehmens oder Selbstständigen.
Die Aufwendungen müssen weder notwendig noch wirtschaftlich erfolgreich sein.
Private Ausgaben sind nicht abziehbar. Bei gemischt veranlassten Aufwendungen kann eine Aufteilung erforderlich sein.
Für bestimmte Betriebsausgaben gelten gesetzliche Abzugsbeschränkungen und besondere Aufzeichnungspflichten.
Was sind Betriebsausgaben?
Nach § 4 Absatz 4 EStG sind Betriebsausgaben alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Zwischen der Ausgabe und der betrieblichen Tätigkeit muss somit ein wirtschaftlicher Zusammenhang bestehen.
Betriebsausgaben können bei Gewerbetreibenden, Freiberuflern sowie Unternehmen in der Rechtsform einer Personen- oder Kapitalgesellschaft entstehen. Sie mindern den Gewinn und damit regelmäßig die Bemessungsgrundlage der Einkommen- oder Körperschaftsteuer.
Ob eine Ausgabe notwendig, zweckmäßig oder wirtschaftlich erfolgreich war, ist grundsätzlich unerheblich. Unternehmer dürfen ihre betrieblichen Entscheidungen im Rahmen der gesetzlichen Grenzen selbst treffen.
Welche Kosten sind typische Betriebsausgaben?
Zu den häufigsten Betriebsausgaben gehören:
- Löhne, Gehälter und Sozialversicherungsbeiträge,
- Mieten und Nebenkosten für Geschäftsräume,
- Wareneinkäufe und Materialkosten,
- Versicherungen und betriebliche Beiträge,
- Fahrzeug- und Reisekosten,
- Kosten für Werbung und Internetauftritte,
- Zinsen für betriebliche Darlehen,
- Fortbildungs- und Beratungskosten,
- Gebühren für Steuerberater und Rechtsanwälte sowie
- Abschreibungen auf betriebliche Wirtschaftsgüter.
Anschaffungs- oder Herstellungskosten langlebiger Wirtschaftsgüter können regelmäßig nicht sofort vollständig abgezogen werden. Sie werden grundsätzlich über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben.
Wann liegt eine betriebliche Veranlassung vor?
Eine Ausgabe ist betrieblich veranlasst, wenn der objektive Zusammenhang mit dem Betrieb besteht. Dabei können auch mittelbar veranlasste Aufwendungen abzugsfähig sein.
Beispiele sind die Fahrt zu einem Kunden, die Reparatur einer betrieblichen Maschine oder die Teilnahme an einer fachbezogenen Fortbildung.
Kosten der privaten Lebensführung sind dagegen nach § 12 EStG grundsätzlich nicht abziehbar. Das gilt auch dann, wenn sie die berufliche oder betriebliche Tätigkeit fördern.
Lässt sich eine Ausgabe anhand objektiver Kriterien in einen betrieblichen und einen privaten Anteil aufteilen, kann der betriebliche Teil grundsätzlich abzugsfähig sein. Fehlt ein geeigneter Aufteilungsmaßstab, kann der Abzug vollständig ausgeschlossen sein.
Welche Betriebsausgaben sind nicht vollständig abziehbar?
Nicht jede betrieblich veranlasste Ausgabe darf den steuerlichen Gewinn uneingeschränkt mindern. § 4 Absatz 5 EStG enthält besondere Abzugsverbote und Beschränkungen.
Dazu gehören insbesondere:
- nur teilweise abziehbare geschäftliche Bewirtungskosten,
- Geschenke oberhalb der gesetzlichen Freigrenze,
- unangemessene Repräsentationsaufwendungen,
- Geldbußen und Ordnungsgelder,
- Aufwendungen für bestimmte Jagd-, Fischerei- oder Yachtzwecke sowie
- beschränkt abziehbare Kosten eines häuslichen Arbeitszimmers.
Auch die Gewerbesteuer und die darauf entfallenden Nebenleistungen dürfen den steuerlichen Gewinn nicht mindern.
Welche Nachweise sind erforderlich?
Der Steuerpflichtige muss die betriebliche Veranlassung und die Höhe der Aufwendungen grundsätzlich nachweisen können. Rechnungen, Verträge, Zahlungsbelege und andere Unterlagen sollten deshalb vollständig aufbewahrt werden.
Für bestimmte Aufwendungen gelten zusätzliche Anforderungen. Bei geschäftlichen Bewirtungen sind beispielsweise Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmern, Anlass und Höhe der Aufwendungen erforderlich.
Geschenke, Bewirtungskosten und bestimmte weitere Aufwendungen müssen zudem einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Werden die besonderen Aufzeichnungspflichten nicht eingehalten, kann der Betriebsausgabenabzug entfallen.
Wann werden Betriebsausgaben berücksichtigt?
Der Zeitpunkt des Abzugs hängt von der Art der Gewinnermittlung ab.
Bei der Einnahmenüberschussrechnung werden Betriebsausgaben grundsätzlich in dem Kalenderjahr berücksichtigt, in dem sie bezahlt wurden. Für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen rund um den Jahreswechsel und bestimmte Wirtschaftsgüter gelten Ausnahmen.
Bilanzierende Unternehmen erfassen Aufwendungen dagegen grundsätzlich nach ihrer wirtschaftlichen Zugehörigkeit zum jeweiligen Wirtschaftsjahr. Der Zahlungszeitpunkt ist dabei nicht immer entscheidend.
Betriebsausgaben und Werbungskosten: Was ist der Unterschied?
Betriebsausgaben entstehen bei betrieblichen Einkunftsarten, insbesondere bei Einkünften aus Gewerbebetrieb oder selbstständiger Arbeit.
Werbungskosten stehen dagegen mit Überschusseinkünften in Zusammenhang. Dazu zählen beispielsweise Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit sowie aus Vermietung und Verpachtung.
Beide Begriffe verfolgen denselben Grundgedanken: Aufwendungen zur Einkünfteerzielung sollen grundsätzlich von den Einnahmen abgezogen werden können.
Häufig gestellte Fragen zu Betriebsausgaben
Müssen Betriebsausgaben notwendig sein?
Nein. Entscheidend ist grundsätzlich die betriebliche Veranlassung. Unwirtschaftliche oder erfolglose Ausgaben können ebenfalls Betriebsausgaben sein.
Können private Kosten Betriebsausgaben sein?
Rein private Kosten sind nicht abziehbar. Bei einer gemischten Nutzung kommt eine Aufteilung in einen betrieblichen und einen privaten Anteil in Betracht.
Ist die Vorsteuer eine Betriebsausgabe?
Bei bestehender Vorsteuerabzugsberechtigung gehört die abziehbare Vorsteuer grundsätzlich nicht zu den endgültigen Betriebsausgaben. Ist kein Vorsteuerabzug möglich, kann der Bruttobetrag als Betriebsausgabe oder Bestandteil der Anschaffungskosten zu berücksichtigen sein.
Was passiert bei fehlenden Belegen?
Fehlende Belege können zur Kürzung oder Versagung des Betriebsausgabenabzugs führen. In geeigneten Fällen kommt eine Schätzung in Betracht; einen Anspruch auf Anerkennung eines bestimmten Betrags gibt es dadurch jedoch nicht.
Fazit
Betriebsausgaben sind betrieblich veranlasste Aufwendungen, die grundsätzlich den steuerpflichtigen Gewinn mindern. Entscheidend ist der wirtschaftliche Zusammenhang mit dem Betrieb, nicht die Notwendigkeit oder der Erfolg der Ausgabe.
Abzugsverbote, private Nutzungsanteile und besondere Nachweispflichten können den Abzug einschränken. Eine vollständige und nachvollziehbare Dokumentation ist daher für die steuerliche Anerkennung entscheidend.
