Betriebsveranstaltung 110 Euro!!! Wie viele Getränke erlaubt das Finanzamt auf dem Oktoberfest?
Stellen Sie sich vor:
Sie laden als Unternehmer Ihr gesamtes Team auf das Oktoberfest ein.
Ein gemeinsamer Tag auf der Wiesn, gutes Essen und natürlich die eine oder andere Maß.
Was viele Unternehmer nicht wissen:
Auch das Finanzamt sitzt steuerlich mit am Tisch.
Denn ein gemeinsamer Oktoberfestbesuch mit den Mitarbeitern kann als Betriebsveranstaltung gelten.
Und dafür gibt es einen steuerlichen Freibetrag von 110 Euro pro Mitarbeiter.
Die spannende Frage lautet also:
**Wie viele Maß erlaubt das Finanzamt eigentlich?
110 Euro Freibetrag für die Betriebsveranstaltung
Für Betriebsveranstaltungen gilt grundsätzlich ein Freibetrag von 110 Euro je teilnehmendem Arbeitnehmer und Veranstaltung.
Voraussetzung ist unter anderem, dass die Veranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.
Der Freibetrag kann für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr genutzt werden.
Das kann beispielsweise sein:
- eine Weihnachtsfeier,
- ein Sommerfest,
- ein Betriebsausflug,
- ein Firmenjubiläum
- oder eben ein gemeinsamer Besuch auf dem Oktoberfest.
Bleiben die auf den einzelnen Mitarbeiter entfallenden Kosten innerhalb des Freibetrags, entsteht insoweit grundsätzlich kein steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Wie viele Maß sind 110 Euro?
Jetzt wird es interessant.
Eine Maß Festbier kostet auf dem Oktoberfest 2026 je nach Zelt zwischen 14,80 Euro und 15,90 Euro.
Nehmen wir vereinfacht 15,70 Euro.
Dann lautet die Rechnung:
110 Euro ÷ 15,70 Euro = rund 7 Maß.
Rein mathematisch könnte man also sagen:
Das Finanzamt erlaubt rund sieben Maß pro Mitarbeiter.
Steuerlich vielleicht.
Ob sieben Maß aus anderen Gründen empfehlenswert sind, ist natürlich eine völlig andere Frage.
Und außerdem hat die Rechnung einen entscheidenden Haken.
Von den 110 Euro muss auch das Essen bezahlt werden
Der Freibetrag gilt nicht nur für Getränke.
Für die Berechnung werden grundsätzlich die gesamten relevanten Aufwendungen des Arbeitgebers für die Betriebsveranstaltung einschließlich Umsatzsteuer berücksichtigt.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Essen
- Getränke
- Fahrtkosten
- Eintritt
- Musik oder Unterhaltung
- Raummiete
- organisatorische Kosten
- weitere Kosten der Veranstaltung
Wer also sieben Maß aus dem Freibetrag finanziert, sollte besser keinen großen Hunger mehr haben.
Denn Maß, Hendl, Busfahrt und andere Kosten teilen sich denselben Freibetrag.
Beispiel: Oktoberfestbesuch für 200 Euro pro Mitarbeiter
Nehmen wir an, Sie organisieren für Ihre Mitarbeiter einen gemeinsamen Oktoberfestbesuch.
Pro teilnehmendem Mitarbeiter entstehen insgesamt Kosten von:
200 Euro
Davon bleiben grundsätzlich:
110 Euro steuerfrei.
Der übersteigende Betrag beträgt:
200 Euro – 110 Euro = 90 Euro.
Und genau diese 90 Euro stellen grundsätzlich steuerpflichtigen Arbeitslohn dar.
Wichtig ist dabei:
Die 110-Euro-Grenze ist ein Freibetrag und keine Freigrenze.
Das ist ein erheblicher Unterschied.
Würde es sich um eine Freigrenze handeln, könnten bei Überschreiten der 110 Euro die gesamten 200 Euro steuerpflichtig werden.
Beim Freibetrag bleibt dagegen der Anteil bis 110 Euro begünstigt.
Im Beispiel müssen daher grundsätzlich nur die 90 Euro oberhalb des Freibetrags versteuert werden.
Muss der Mitarbeiter die 90 Euro selbst versteuern?
Hier gibt es für Arbeitgeber eine interessante Möglichkeit.
Der steuerpflichtige Anteil einer begünstigten Betriebsveranstaltung kann grundsätzlich vom Arbeitgeber mit 25 Prozent pauschaler Lohnsteuer versteuert werden.
Das ist häufig wesentlich angenehmer, als den geldwerten Vorteil individuell über die Lohnabrechnung des Mitarbeiters zu versteuern.
Denn sonst kann der Mitarbeiter auf seiner nächsten Gehaltsabrechnung plötzlich einen zusätzlichen steuerpflichtigen Bezug finden.
Das Ergebnis:
Weniger Netto auf dem Konto – wegen des Betriebsausflugs.
Das dürfte die Begeisterung über den großzügigen Chef überschaubar halten.
In vielen Fällen ist die Pauschalversteuerung durch den Arbeitgeber daher die elegantere Lösung.
Achtung: Bei der Sozialversicherung kann es teuer werden
Hier steckt allerdings ein Detail, das Arbeitgeber unbedingt kennen sollten.
Das Bundessozialgericht hat mit Urteil vom 23. April 2024 (B 12 BA 3/22 R) die Bedeutung einer rechtzeitigen Pauschalbesteuerung hervorgehoben.
Im entschiedenen Fall wurde die Pauschalbesteuerung einer Betriebsveranstaltung erst deutlich später nachgeholt.
Das Ergebnis:
Trotz steuerlich akzeptierter Pauschalversteuerung konnten zusätzlich Sozialversicherungsbeiträge entstehen.
Für Arbeitgeber bedeutet das:
Die steuerliche Behandlung einer Betriebsveranstaltung sollte nicht irgendwann Monate später geklärt werden.
Die Kosten sollten zeitnah ausgewertet und die notwendige Pauschalversteuerung grundsätzlich bereits im Zusammenhang mit der entsprechenden Entgeltabrechnung berücksichtigt werden.
Wer damit bis weit ins Folgejahr wartet, kann sich unnötige Probleme bei einer späteren Sozialversicherungsprüfung einhandeln.
Und was passiert, wenn der Mitarbeiter seinen Partner mitbringt?
Auch hier gibt es eine typische Steuerfalle.
Bringt ein Mitarbeiter eine Begleitperson mit und übernimmt das Unternehmen deren Kosten, entsteht nicht automatisch ein zusätzlicher Freibetrag von 110 Euro.
Die auf die Begleitperson entfallenden Kosten werden grundsätzlich dem jeweiligen Mitarbeiter zugerechnet.
Beispiel:
Kosten Mitarbeiter: 80 Euro
Kosten Ehepartner: 80 Euro
Gesamtkosten, die dem Mitarbeiter zugerechnet werden:
160 Euro
Freibetrag:
110 Euro
Steuerpflichtiger Betrag:
50 Euro
Ein gemeinsamer Wiesnbesuch mit Partner kann die 110-Euro-Grenze deshalb wesentlich schneller überschreiten.
Was passiert, wenn Mitarbeiter kurzfristig absagen?
Auch das kann steuerlich relevant sein.
Für die Berechnung der Kosten je Arbeitnehmer kommt es grundsätzlich auf die tatsächlich teilnehmenden Arbeitnehmer an.
Das kann unangenehme Auswirkungen haben.
Beispiel:
Sie reservieren für 20 Mitarbeiter und kalkulieren Gesamtkosten von 2.000 Euro.
Geplant waren:
2.000 Euro ÷ 20 Mitarbeiter = 100 Euro pro Mitarbeiter.
Damit wären Sie unter dem Freibetrag.
Kurzfristig sagen jedoch fünf Mitarbeiter ab.
Dann verteilen sich die Kosten möglicherweise auf nur noch 15 tatsächlich teilnehmende Mitarbeiter:
2.000 Euro ÷ 15 Mitarbeiter = 133,33 Euro.
Plötzlich liegt der rechnerische Betrag über 110 Euro.
Auch deshalb sollte nach der Veranstaltung eine tatsächliche Abrechnung erfolgen.
Welche Kosten kann das Unternehmen steuerlich absetzen?
Die gute Nachricht:
Eine Betriebsveranstaltung kann für das Unternehmen grundsätzlich eine betrieblich veranlasste Ausgabe darstellen.
Die lohnsteuerliche Frage, ob beim Mitarbeiter steuerpflichtiger Arbeitslohn entsteht, ist davon zu unterscheiden.
Für Unternehmer lohnt es sich deshalb, Betriebsveranstaltungen nicht einfach nur als „Firmenfeier“ zu betrachten.
Eine saubere steuerliche Planung kann verhindern, dass aus einem schönen Teamevent später unnötige Lohnsteuer- oder Sozialversicherungsprobleme entstehen.
Oktoberfest mit den Mitarbeitern: Darauf sollten Arbeitgeber achten
Wer sein Team auf die Wiesn oder zu einer anderen Betriebsveranstaltung einlädt, sollte insbesondere folgende Punkte im Blick behalten:
- Ist die Veranstaltung für alle Mitarbeiter bzw. einen vollständigen Betriebsteil zugänglich?
- Handelt es sich um eine der maximal zwei begünstigten Betriebsveranstaltungen des Jahres?
- Wie hoch sind die tatsächlichen Gesamtkosten?
- Wie viele Mitarbeiter haben tatsächlich teilgenommen?
- Waren Begleitpersonen dabei?
- Wird der Freibetrag von 110 Euro überschritten?
- Muss der übersteigende Betrag pauschal versteuert werden?
- Wurde die Betriebsveranstaltung rechtzeitig in der Lohnabrechnung berücksichtigt?
Wer diese Punkte direkt nach der Veranstaltung prüft, erspart sich später unnötigen Ärger.
Betriebsveranstaltungen richtig abrechnen
Ob Oktoberfest, Weihnachtsfeier, Sommerfest oder Betriebsausflug:
Eine Betriebsveranstaltung ist für Unternehmer nicht nur eine schöne Möglichkeit, Mitarbeitern etwas zurückzugeben.
Sie hat auch steuerliche Auswirkungen.
Als digitale Steuerberatungskanzlei unterstützen wir Unternehmen aus Mülheim an der Ruhr, Duisburg und dem gesamten Ruhrgebiet bei der Lohnabrechnung und der steuerlichen Gestaltung von Arbeitgeberleistungen.
Wir prüfen beispielsweise:
- Betriebsveranstaltungen
- Sachbezüge
- steuerfreie Arbeitgeberleistungen
- Lohnoptimierung
- Geschäftsführergehälter
- Reisekosten
- Mitarbeiterbenefits
Denn gerade bei der Vergütung und den Zusatzleistungen für Mitarbeiter gibt es zahlreiche Möglichkeiten, die steuerlich sinnvoll gestaltet werden können.
Fazit: Wie viele Maß erlaubt das Finanzamt nun?
Rein rechnerisch?
Bei einem Preis von rund 15 bis 16 Euro pro Maß passen ungefähr sieben Maß in den 110-Euro-Freibetrag.
Praktisch sieht die Sache anders aus.
Denn auch Essen, Fahrt und weitere relevante Kosten der Betriebsveranstaltung müssen berücksichtigt werden.
Entscheidend ist deshalb nicht die Anzahl der Getränke.
Entscheidend sind die Gesamtkosten je tatsächlich teilnehmendem Mitarbeiter.
Bis 110 Euro kann die Betriebsveranstaltung unter den gesetzlichen Voraussetzungen steuerfrei bleiben. Nur der darüber hinausgehende Betrag wird grundsätzlich steuerpflichtig.
Und wenn Sie diesen Betrag als Arbeitgeber pauschal versteuern möchten, sollten Sie nicht monatelang warten, sondern die steuerliche Behandlung zeitnah mit Ihrer Lohnabrechnung klären.
Sie planen eine Betriebsveranstaltung oder möchten wissen, welche steuerfreien Extras Sie Ihren Mitarbeitern anbieten können?
Die DBTax Steuerberatungsgesellschaft mbH unterstützt Unternehmer bei der steuerlich optimalen Gestaltung von Löhnen, Gehältern und Mitarbeiterbenefits.
