Das Wichtigste in Kürze
Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter, beispielsweise Weihnachtsfeiern oder Betriebsausflüge.
Für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich gilt ein lohnsteuerlicher Freibetrag von jeweils 110 Euro je teilnehmendem Arbeitnehmer.
Nur der Teil der Aufwendungen, der den Freibetrag übersteigt, ist grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Voraussetzung für den Freibetrag ist, dass die Teilnahme allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.
Der Arbeitgeber kann den steuerpflichtigen Vorteil regelmäßig mit 25 Prozent pauschal versteuern.
Die umsatzsteuerliche Behandlung folgt anderen Grundsätzen als die Lohnsteuer.
Was ist eine Betriebsveranstaltung?
Eine Betriebsveranstaltung ist eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter. Sie soll den Kontakt der Beschäftigten untereinander und zum Arbeitgeber fördern.
Typische Betriebsveranstaltungen sind:
- Weihnachtsfeiern,
- Sommerfeste,
- Betriebsausflüge,
- Firmenjubiläen und
- Abteilungsfeiern.
Auch ehemalige Arbeitnehmer, Praktikanten, Referendare, Begleitpersonen und Angehörige können teilnehmen. Veranstaltungen für einzelne Arbeitnehmer, etwa Geburtstagsfeiern oder Belohnungsessen, sind dagegen regelmäßig keine Betriebsveranstaltungen im steuerlichen Sinne.
Wann gilt der Freibetrag von 110 Euro?
Nach § 19 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1a EStG bleiben Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung bis zu 110 Euro je teilnehmendem Arbeitnehmer steuerfrei.
Der Freibetrag gilt:
- für höchstens zwei Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr,
- jeweils pro teilnehmendem Arbeitnehmer und
- nur, wenn die Veranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.
Führt ein Arbeitgeber mehr als zwei Betriebsveranstaltungen durch, kann er auswählen, für welche beiden Veranstaltungen der Freibetrag genutzt wird.
Da es sich um einen Freibetrag handelt, wird bei Überschreitung der 110-Euro-Grenze grundsätzlich nur der übersteigende Betrag steuerpflichtig.
Welche Kosten werden einbezogen?
In die Berechnung fließen grundsätzlich alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer ein. Dazu gehören insbesondere:
- Speisen und Getränke,
- Raum- und Fahrtkosten,
- Eintrittskarten,
- Musik und Unterhaltung,
- Geschenke im Rahmen der Veranstaltung,
- Kosten für den äußeren Veranstaltungsrahmen sowie
- Aufwendungen für Begleitpersonen.
Die Gesamtkosten werden durch die Zahl der tatsächlich anwesenden Teilnehmer geteilt. Die Kosten einer Begleitperson werden dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet.
Nicht entscheidend ist daher die Zahl der ursprünglich angemeldeten Personen, sondern grundsätzlich die Zahl der tatsächlich Teilnehmenden.
Beispiel zur Besteuerung
Ein Arbeitgeber veranstaltet eine Weihnachtsfeier. Die berücksichtigungsfähigen Gesamtkosten betragen 12.000 Euro. Tatsächlich nehmen 100 Arbeitnehmer teil.
12.000 Euro ÷ 100 Teilnehmer = 120 Euro je Arbeitnehmer
Der Freibetrag beträgt 110 Euro. Damit entsteht je Arbeitnehmer grundsätzlich ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil von 10 Euro.
Nimmt ein Arbeitnehmer gemeinsam mit seiner Ehefrau teil und entfallen auf beide jeweils 120 Euro, werden ihm insgesamt 240 Euro zugerechnet. Nach Abzug des Freibetrags verbleibt ein steuerpflichtiger Vorteil von 130 Euro.
Wie wird der geldwerte Vorteil versteuert?
Der steuerpflichtige Anteil gehört grundsätzlich zu den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit. Der Arbeitgeber kann ihn individuell über die Lohnabrechnung versteuern.
Alternativ ist regelmäßig eine Pauschalversteuerung mit 25 Prozent nach § 40 Absatz 2 EStG möglich. Hinzukommen können Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer.
Die Pauschalversteuerung übernimmt der Arbeitgeber. Bei rechtzeitiger lohnsteuerlicher Behandlung kann der Vorteil grundsätzlich auch sozialversicherungsfrei bleiben.
Sind die Kosten beim Arbeitgeber abziehbar?
Aufwendungen für eigene Arbeitnehmer sind beim Arbeitgeber grundsätzlich als Betriebsausgaben abziehbar. Der Betriebsausgabenabzug ist nicht auf 110 Euro je Arbeitnehmer begrenzt.
Nehmen auch Geschäftspartner, Kunden oder andere betriebsfremde Personen teil, müssen deren Kosten gesondert beurteilt werden. Hier können insbesondere die Abzugsbeschränkungen für Geschenke oder geschäftliche Bewirtungen relevant sein.
Was gilt bei der Umsatzsteuer?
Der lohnsteuerliche Freibetrag darf nicht ungeprüft auf die Umsatzsteuer übertragen werden. Umsatzsteuerlich ist insbesondere zu klären, ob die Leistungen überwiegend dem Unternehmen oder dem privaten Bedarf des Personals dienen.
Bei Aufwendungen von höchstens 110 Euro je Arbeitnehmer wird regelmäßig von einer üblichen Betriebsveranstaltung ausgegangen. Bei höheren Aufwendungen kann der Vorsteuerabzug nach § 15 UStG ausgeschlossen sein, wenn bereits beim Leistungsbezug eine überwiegend private Veranlassung feststeht.
Die umsatzsteuerliche Grenze wirkt daher anders als der lohnsteuerliche Freibetrag: Eine Aufteilung wie bei der Lohnsteuer erfolgt grundsätzlich nicht automatisch.
Welche Aufzeichnungen sind erforderlich?
Der Arbeitgeber sollte insbesondere dokumentieren:
- Anlass und Datum der Veranstaltung,
- sämtliche Kosten einschließlich Umsatzsteuer,
- eingeladene Personengruppen,
- Namen der tatsächlich Teilnehmenden,
- teilnehmende Begleitpersonen,
- Berechnung der Kosten je Teilnehmer und
- gewählte Form der Besteuerung.
Eine Teilnehmerliste ist besonders wichtig, weil die Gesamtkosten durch die Zahl der tatsächlich anwesenden Personen geteilt werden.
Häufig gestellte Fragen
Gilt der Freibetrag für jede Betriebsveranstaltung?
Der Freibetrag kann für höchstens zwei Betriebsveranstaltungen pro Kalenderjahr beansprucht werden.
Sind bei 111 Euro die gesamten Kosten steuerpflichtig?
Nein. Lohnsteuerlich bleibt der Freibetrag von 110 Euro erhalten. Grundsätzlich ist nur der übersteigende Betrag von einem Euro steuerpflichtig.
Haben Begleitpersonen einen eigenen Freibetrag?
Nein. Die Aufwendungen für eine Begleitperson werden dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet. Ein zusätzlicher Freibetrag entsteht nicht.
Muss die Veranstaltung allen Arbeitnehmern offenstehen?
Für den 110-Euro-Freibetrag muss die Teilnahme grundsätzlich allen Angehörigen des Betriebs oder eines organisatorisch abgegrenzten Betriebsteils offenstehen.
Fazit
Bei der Besteuerung von Betriebsveranstaltungen gilt für höchstens zwei Veranstaltungen jährlich ein Freibetrag von jeweils 110 Euro pro teilnehmendem Arbeitnehmer. Steuerpflichtig ist grundsätzlich nur der übersteigende Betrag.
Entscheidend sind die tatsächliche Teilnehmerzahl, die Zurechnung von Begleitpersonen und eine vollständige Kostenerfassung. Die umsatzsteuerliche Behandlung muss getrennt von der Lohnsteuer geprüft werden.
