Das Wichtigste in Kürze
Die Betriebsprüfung wird im Steuerrecht als Außenprüfung bezeichnet.
Das Finanzamt prüft dabei, ob steuerlich relevante Sachverhalte vollständig und zutreffend erklärt wurden.
Gegenstand können mehrere Steuerarten und Veranlagungszeiträume sein.
Der Umfang der Prüfung ergibt sich aus der schriftlichen Prüfungsanordnung.
Steuerpflichtige müssen insbesondere Auskünfte erteilen, Unterlagen vorlegen und den Zugriff auf steuerlich relevante Daten ermöglichen.
Die Prüfung kann zu Steuernachzahlungen, Erstattungen oder unveränderten Steuerfestsetzungen führen.
Was ist eine Betriebsprüfung?
Eine Betriebsprüfung ist eine umfassende Prüfung steuerlich relevanter Verhältnisse durch die Finanzbehörde. Der gesetzliche Begriff lautet Außenprüfung.
Geprüft werden insbesondere Buchführung, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen, Verträge, Rechnungen und digitale Aufzeichnungen. Ziel ist die Ermittlung der tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse, die für die Besteuerung maßgeblich sind.
Bei Gewerbetreibenden, Freiberuflern sowie land- und forstwirtschaftlichen Betrieben ist eine Außenprüfung nach § 193 AO grundsätzlich zulässig. Eine besondere Begründung durch das Finanzamt ist dafür regelmäßig nicht erforderlich.
Wie wird eine Betriebsprüfung angekündigt?
Vor Beginn erlässt das Finanzamt eine schriftliche Prüfungsanordnung. Sie bestimmt insbesondere:
- den geprüften Steuerpflichtigen,
- die erfassten Steuerarten,
- die Prüfungszeiträume und
- den voraussichtlichen Prüfungsbeginn.
Der Prüfungsbeginn und die Namen der Prüfer sollen grundsätzlich angemessene Zeit vorher bekannt gegeben werden. Bei wichtigen Gründen kann nach § 197 AO eine Verlegung des Prüfungstermins beantragt werden.
Die Prüfungsanordnung ist ein Verwaltungsakt. Gegen sie kann Einspruch eingelegt werden. Dieser hemmt den Beginn der Prüfung jedoch nicht automatisch.
Welche Bereiche prüft das Finanzamt?
Die Prüfungsschwerpunkte richten sich nach Branche, Unternehmensgröße und konkretem Einzelfall. Häufig untersucht das Finanzamt insbesondere:
- Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben,
- Rückstellungen und Abschreibungen,
- private Nutzungsanteile,
- Kassenführung und Bargeschäfte,
- Verträge mit Gesellschaftern oder Angehörigen,
- Umsatzsteuer und Vorsteuerabzug,
- Lohnsteuer sowie
- grenzüberschreitende Geschäftsbeziehungen.
Das Finanzamt kann vor Beginn Prüfungsschwerpunkte mitteilen. Dadurch wird die Außenprüfung jedoch grundsätzlich nicht auf diese Themen beschränkt.
Welche Mitwirkungspflichten bestehen?
Der Steuerpflichtige muss nach § 200 AO bei der Aufklärung steuerlich erheblicher Sachverhalte mitwirken. Er muss insbesondere:
- Auskünfte erteilen,
- Bücher und Aufzeichnungen vorlegen,
- Rechnungen, Verträge und Geschäftspapiere bereitstellen,
- erforderliche Erläuterungen geben und
- den zulässigen Zugriff auf digitale Daten ermöglichen.
Die angeforderten Informationen sollten vollständig, nachvollziehbar und koordiniert übermittelt werden. Ungeprüfte oder widersprüchliche Auskünfte können zusätzliche Prüfungshandlungen auslösen.
Wo findet die Betriebsprüfung statt?
Die Außenprüfung findet grundsätzlich in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen statt. Ist dort kein geeigneter Arbeitsplatz vorhanden, kann sie beispielsweise in den Räumen des Finanzamts oder des steuerlichen Beraters durchgeführt werden.
Teile der Prüfung können heute auch durch die elektronische Übermittlung von Unterlagen und Daten erfolgen. Die Betriebsprüfung ist daher nicht zwingend mit einer dauerhaften Anwesenheit des Prüfers im Unternehmen verbunden.
Wie läuft eine Betriebsprüfung ab?
Zu Beginn bespricht der Prüfer regelmäßig den organisatorischen Ablauf und die vorgesehenen Prüfungsschwerpunkte. Anschließend wertet er die angeforderten Unterlagen und Daten aus und stellt bei Unklarheiten weitere Fragen.
Feststellungen werden häufig bereits während der Prüfung mit dem Unternehmen und seinem steuerlichen Berater besprochen. Bei umfangreichen oder rechtlich streitigen Sachverhalten sollte frühzeitig eine schriftliche Dokumentation der eigenen Position erfolgen.
Vor Abschluss findet grundsätzlich eine Schlussbesprechung statt, sofern sich Änderungen ergeben und der Steuerpflichtige nicht darauf verzichtet. Dabei werden die wesentlichen Feststellungen sowie ihre steuerlichen Auswirkungen erörtert.
Welche Folgen kann die Betriebsprüfung haben?
Nach Abschluss erstellt das Finanzamt regelmäßig einen Prüfungsbericht. Auf dessen Grundlage können Steuerbescheide geändert werden.
Mögliche Ergebnisse sind:
- keine steuerlichen Änderungen,
- Steuernachzahlungen,
- Steuererstattungen,
- Anpassungen steuerlicher Verluste oder
- Änderungen für nachfolgende Veranlagungszeiträume.
Zusätzlich können Zinsen und unter bestimmten Voraussetzungen steuerliche Nebenleistungen entstehen. Ergeben sich Hinweise auf eine Steuerstraftat oder Steuerordnungswidrigkeit, kann die Bußgeld- und Strafsachenstelle eingeschaltet werden.
Gegen geänderte Steuerbescheide kann grundsätzlich Einspruch eingelegt werden. Einwendungen gegen einzelne Prüfungsfeststellungen richten sich regelmäßig gegen den späteren Steuerbescheid und nicht gegen den Prüfungsbericht selbst.
Wie sollten sich Unternehmen vorbereiten?
Nach Eingang der Prüfungsanordnung sollten zunächst Prüfungszeitraum, Steuerarten und mögliche Prüfungsschwerpunkte kontrolliert werden. Anschließend sind insbesondere folgende Maßnahmen sinnvoll:
- Buchführung und Steuererklärungen abstimmen,
- angeforderte Daten auf Vollständigkeit prüfen,
- Verträge und besondere Geschäftsvorfälle aufbereiten,
- einen festen Ansprechpartner bestimmen und
- den Ablauf mit dem steuerlichen Berater koordinieren.
Unterlagen sollten nur in dem gesetzlich geschuldeten Umfang bereitgestellt werden. Gleichzeitig müssen zulässige Anfragen vollständig und fristgerecht beantwortet werden.
Häufig gestellte Fragen zur Betriebsprüfung
Wie lange dauert eine Betriebsprüfung?
Die Dauer hängt insbesondere von Unternehmensgröße, Prüfungsumfang, Datenqualität und Anzahl der streitigen Sachverhalte ab. Sie kann wenige Tage oder mehrere Monate betragen.
Muss eine Betriebsprüfung zu Nachzahlungen führen?
Nein. Die Prüfung kann auch ohne Änderungen enden oder in einzelnen Punkten zu Steuererstattungen führen.
Kann das Finanzamt unangekündigt prüfen?
Eine reguläre Außenprüfung wird grundsätzlich durch eine Prüfungsanordnung angekündigt. Davon zu unterscheiden sind unangekündigte Maßnahmen wie die Umsatzsteuer-Nachschau oder Kassen-Nachschau.
Muss der Unternehmer alle Fragen persönlich beantworten?
Nein. Der Steuerpflichtige kann sich vertreten lassen und Ansprechpartner bestimmen. Er bleibt jedoch zur Mitwirkung verpflichtet.
Rechtsgrundlagen
Wichtige Vorschriften zur Betriebsprüfung sind insbesondere:
Fazit
Die Betriebsprüfung ist eine förmliche Kontrolle steuerlich relevanter Sachverhalte durch das Finanzamt. Prüfungsanordnung, Mitwirkungspflichten und Datenzugriff bestimmen den Ablauf.
Eine strukturierte Vorbereitung und kontrollierte Kommunikation helfen, Missverständnisse zu vermeiden und streitige Feststellungen frühzeitig zu erkennen. Das Ergebnis kann zu geänderten Steuerbescheiden, Nachzahlungen oder Erstattungen führen.
